دو واژه پرکاربرد در میان مدیران کسب و کار و سازمان‌ها، واژه‌های اثر بخشی و کارایی هستند. این دو واژه که در معنا و عملکرد تفاوتهای فراوانی دارند، اهداف شرکت، میزان دسترسی به آن‌ها و راه‌های دسترسی را مورد بررسی قرار می‌دهند. آشنایی با این دو واژه به مدیریت بهتر سازمان کمک می‌کند و در سود و ارتقای سازمان از نظر اقتصادی کمک می‌کند. در این مطلب قصد بررسی دقیق معنا و مفهوم دو واژه اثربخشی و کارایی را داریم و در مورد تفاوت و عملکرد هرکدام از این واژه‌ها در یک سازمان و تاثیر در بهره وری مجموعه نیز صحبت خواهیم کرد.
اثر بخشی به چه معناست؟
معنا و مفهوم اثربخشی چندان از معنی لغوی این واژه دور نیست. در یک تعریف کلی می‌توان اثربخشی را به این صورت تعریف کرد که میزان همسو بودن فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده در یک سازمان با اهداف آن را اثربخشی عنوان می‌کنند. در واقع در اثربخشی این موضوع بیان می‌شود که کسب و کارها برای طی کردن مسیر موفقیت و رسیدگی به هدف نهایی باید مسیر حرکت خود را به مسیر مطلوب که رسیدن به اهداف را میسر می‌کند، نزدیک‌تر کنند.
کارایی به چه معناست؟
همان‌طور که گفتیم واژه اثربخشی معمولا با واژه‌ای دیگر به نام کارایی عنوان می‌شود. کارایی نیز مانند اثربخشی به اهداف اشاره دارد. میزان منابع استفاده شده جهت انجام امور مشخص مطابق برنامه ریزی را می‌توان به عنوان تعریفی از کارایی ارائه کرد. در مورد کارایی همواره برای افزایش آن تلاش می‌شود و در این افزایش کاهش اتلاف منابع و انرژی برای فعالیت‌های سازمانی هدف ابتدایی هر چیزی است که در نهایت به اثر بخشی بهتر منجر می‌شود. مواردی که افزایش کارایی را بهتر تعریف می‌کنند، عبارتند از:
- در صورتی که انجام اقدام یا فعالیتی مشابه در یک روز انرژی و منابع کمتری نسبت به روز قبل صرف کند، افزایش کارایی اتفاق می‌افتد.
- زمانی که پروژه‌ای مشخص به دو شخص برگزار می‌شود، فردی که با مدیریت زمان و هزینه، پروژه را سریع‌تر تحویل می‌دهد کارایی بهتری دارد.
- انجام سریع کارها و اتمام آن‌ها زودتر از موعد مقرر نیز به معنای کارایی بهتر است.
مثال‌هایی از کاهش کارایی
در مقابل افزایش و بالا بودن کارایی، کاهش یا ضعف کارایی هم وجود دارد که فاکتورهای مختلفی در آن دخیل هستند. از جمله:
- زمانی که مواردی مانند کم خوابی، خستگی یا اضطراب سرعت انجام کار را کاهش دهند، کارایی نیز کمتر شده است.
- فاکتورهایی مانند تفن همراه و حواس پرتی ناشی از آن برای خود یا کارکنان دیگر از عوامل حواس پرتی هستند.
- و….
تفاوت اثربخشی و کارایی
زمانی که از مفاهم پرکاربرد و اختصاصی در علم مدیریت و سازمان‌دهی کسب و کارها صحبت می‌شود، تفاوت‌ها موضوعی بسیار با اهمیت هستند. در واقع برای بررسی دقیق و همه جانبه یک اصطلاح و تاثیر آن در ارزیابی ریسک، مدیریت هزینه و…. باید با تفاوت دقیق اصطلاحات کاری، دلیل، زمان و اهمیت استفاده از آن‌ها آشنایی داشت تا در نهایت یک برنامه ریزی موثرتر برای کسب و کار انجام داد و تمام نیروها را موظف به اجرای خط مشی گفته شده برای دستیابی به اهداف کرد. اثر بخشی و کارایی نیز به عنوان دو واژه کاربرد، علاوه بر تعریف لفظی در عملکرد هم تفاوت‌هایی دارند. به طور کل اثربخشی زمانی مطرح شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد که صرفا رسیدن به هدف مدنظر باشد، در مقابل کارایی اما زمانی مطرح می‌شود که امکان رسیدن به هدف با صرف کمترین انرژی و هزینه امکان‌پذیر باشد.
به عبارت دیگر در کارایی فقط رسیدن به هدف نیست که اهمیت دارد و مدیران سازمان تلاش می‌کنند، این دستیابی با کمترین اتلاف در منابع اتفاق بیفتد اما در اثربخشی، رسیدن به هدف کافی است و تنها باید مسیری را انتخاب کرد که رسیدن به هدف را امکان‌پذیر کند و میزان استفاده از منابع و… در این مسیر مد نظر قرار نمی‌گیرد.
بررسی کارایی و اثر بخشی در شرایط مختلف
هر چند اصطلاحات اداری مانند کارایی و اثربخشی معمولا زمانی مطرح می‌شوند که قصد مدیریت و توسعه محصول و به طور کل پیشرفت کسب و کار را داشته باشید اما در شرایط دیگر هم می‌توان این دو واژه را به کار برد و از مفهوم آن‌ها استفاده کرد. در ادامه به بررسی مفهوم این دو واژه در شرایط مختلف و بررسی این دو واژه از چند جنبه متفاوت می‌پردازیم.
مفهوم کارایی و اثربخشی در زندگی شخصی
با وجود مدیریتی بودن دو اصطلاح اثربخشی و کارایی، هر دو این واژه‌ها در زندگی شخصی تاثیرگذار هستند. برای مثال با مدیریت زمان می‌توان امور شخصی را با سرعت بیشتری انجام داد و از این طریق می‌توان وقت بیشتری برای رشد و ارتقای شخصیت فردی اختصاص داد. تعیین مسیر مناسب تحصیلی، شغلی و گام برداشتن در آن‌ها از جمله مزایای در نظر گرفتن اثربخشی و کارایی در زندگی شخصی هستند.
مفهوم کارایی و اثربخشی در سازمان‌ها
کارایی و اثربخشی سازمانی نیز مفهومی مشابه اثر بخشی شخصی و مواردی که تا اینجا بیان کردیم، دارد. با رعایت اثربخشی در سازمان نهایتا به انجام کار درست خواهیم رسید و با رعایت کارایی منابع شرکت یا سازمان باقی مانده و برای پروژه‌های بعدی قابل استفاده است. برای مثال کارایی و اثربخشی در بیمارستان که یک سازمان عمومی است و افراد زیادی از خدمات آن بهره می‌برند را می‌توان به این صورت بررسی کرد که رسیدگی صحیح به بیماران و بهبودی بیماران با تعداد بالاتر هدف بیمارستان است و با دستیابی به آن، درمان و عملکرد بیمارستان اثربخش بوده است.
در صورتی که دستیابی به هدف اصلی یعنی بهبود بیماران در تعداد بیشتر و بالاتر همراه با سرعت دادن به امور یعنی استفاده از تجهیزات متنوع یا افزایش تخت‌ها برای بالا بردن تعداد بیمار باشد، کارایی بیمارستان نیز افزایش پیدا می‌کند. در زمینه بررسی اثربخشی و کارایی در سازمان‌ها بهتر است از ابزارها استفاده کرد. گانت چارت، نرم افزارهای کنترل پروژه و دیگر ابزارهای مرتبط با هوش تجاری در این زمینه کاربرد بسیار زیادی دارند.
آیا اثربخشی بیشتر در کارها امکان‌پذیر است؟
حال که با مفهوم اثربخشی در کسب و کارها و امور آشنا شدید، بد نیست بدانید که دستیابی به اثربخشی به سادگی امکان‌پذیر است. با یک جستجوی ساده در اینترنت می‌توان راهکارهای مختلفی برای انجام اثر بخش امور و کارایی بهتر پیدا کرد اما این موضوع که کدام راهکار موثر است، بسته به شما و شرایط سازمان متفاوت خواهد بود.
به منظور انجام هرچه بهتر و اثربخش‌تر امور در سازمان باید با تعریف و پاسخ سوالاتی از قبیل pmo چیست، pmp چیست، پروژه چیست و… آشنایی داشته باشید و پس از یافتن پاسخ موارد گفته شده، برای عمل اثربخش‌تر تلاش کرد. از راهکارهای مهم در دستیابی به اثربخشی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- به دنبال نتیجه باشید: زمانی انجام یک کار اثربخش خواهد بود که تمرکز شما روی هدف باشد و به چیز دیگری توجه نکنید. تمرکز در این امر تاثیر زیادی دارد.
- اولویت بندی کارها: برای دستیابی به اهداف و تعیین بهترین مسیر باید امور را اولویت بندی کنید. در این زمینه گاهی باید از طریق مهندسی مجدد فرایند کسب و کار، اولویت‌ها را بررسی کرده و برای دسترسی به اهداف در فرایند کسب و کار، تلاشی دوباره با اولویت‌های جدید داشته باشید. این اولویت بندی هم در امور شخصی و هم در وظایف سازمانی مورد نیاز است.
- روحیه مثبت داشته باشید: در امر اثربخشی، داشتن روحیه مثبت نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. تا زمانی که حوصله انجام کاری را ندارید، به سراغ آن نروید زیرا کارایی شما کاهش پیدا کرده و تاثیری در اتمام آن نخواهید داشت. عدم به تعویق انداختن امور، افزایش تمرکز و… در این زمینه کمک زیادی می‌کنند.
سخن پایانی
اثربخشی و کارایی به عنوان دو مفهوم مهم، کمک زیادی به پیشرفت و ارتقای سازمان‌ها می‌کنند. این دو مفهوم با وجود تمام تفاوت‌ها در کنار هم مطرح می‌شوند زیرا یک سازمان زمانی به موفقیت دلخواه و موثر دست پیدا می‌کند که هم اثربخشی و هم کارایی را مد نظر قرار داده و در انجام امور، تقسیم وظایف و تعیین خط مشی خود لحاظ کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مفهوم این دو واژه و موارد استفاده از آن‌ها می‌توانید به pdf اثربخشی مراجعه کنید و از کارشناسان ما در این زمینه راهنمایی بگیرد.
بدون دیدگاه