اگر صاحب یک کسب و کار هستید، لازم است برای حفظ توان رقابتی تان به طور مداوم فرایندهای تجاری خود را تجزیه و تحلیل کرده و بهبود ببخشید. با بهبود فرایند، می توانید با شیوه ای کارآمد و با صرفه جویی در هزینه ها، به بیشترین سود برسید. شرکت هایی که رویکرد بهبود فرایند را در پیش گرفته اند، اتلاف کمتر و بازده عملکردی بیشتری دارند. بهبود فرایند به معنای اجرای یکسری راهکارها برای افزایش عملکرد در سازمان هاست که در ادامه این مطلب می خواهیم به توضیحات بیشتری در مورد آن بپردازیم. لطفا همراه ما باشید.
بهبود فرایند سازمان چیست؟
بهبود فرآیندهای کسب و کار یا Business Process Improvement، به معنای تجزیه و تحلیل، شناسایی مستمر، تحلیل تغییرات و اصلاح فرایندهای موجود در سازمان می باشد. با بهبود فرایند از اتلاف منابع و امکانات جلوگیری می شود ضمن اینکه در افزایش بازدهی و به اشتراک گذاری ایده ها و استفاده بهتر از منابع در دسترس، موثر است. راهکارهای بهبود فرایند برای هر یک از سازمان ها متناسب با زمینه کاری که دارند، متفاوت است و امروزه اکثر کسب و کارها که به پیشرفت خود اهمیت می دهند، استفاده از این مفهوم را در سازمان خود مدنظر قرار می دهند.
در تعریفی دیگر از BPI می توانیم بگوییم که شیوه ای برای مبارزه با تکرار فرایندهاست. تکرار فرایندها باعث تاخیر در اجرای پروژه ها، ضعیف شدن روحیه کارمندان و کاهش بهره وری می شود اما با بهبود فرایند می توان از تکرار این فرایندها جلوگیری کرد و بیشترین تمرکز را بر روی استفاده بهینه از منابع موجود، قرار داد.
قوانین بهبود فرایند (BPI)
پیروی کردن از قوانین بهبود فرایند برای رسیدن به نتایج ضروری است. این قوانین عبارتند از :
- مورد تجزیه و تحلیل قرار دادن فرایندهای داخل سازمان
- بررسی نقش و عملکرد فرایندهای فعلی سازمان
- بررسی فرایندهای معیوب و سپس حذف آنها
- سازماندهی منابع موجود
- اتخاذ تصمیم درباره هماهنگ سازی فرایندهای ناقص سازمان با اهداف کلی کسب و کار
روش های بهبود فرایند برای رسیدن به وضعیت مطلوب
روش های بهبود کسب و کار و بهبود فرایند شامل تکنیک های مختلفی هستند که در ادامه به شرح این تکنیک ها می پردازیم :
روش Kaizen
در تکنیک کایزن تمرکز بر بهبود کیفیت، افزایش کارایی و بهره وری سازمان از طریق تغییرات کوچک است. روش اجرای تکنیک کایزن به گونه ای است که مانع از بروز خطاهای مجدد می شود و با تمرکز بر روی فعالیت های سریع، در بهبود مستمر موثر است.
تکنیک PDCA
تکنیک PDCA بخشی ار روش کایزن محسوب می شود و به کسب و کارها کمک می کند که در شناسایی فرایندهای نیازمند پیشرفت، کارآمدتر باشند. برای اجرای تکنیک PDCA، ابتدا مشکل باید شناسایی گردد و سپس یک راه حل مناسب برای رفع مشکل پیاده سازی شود. در نهایت هم باید به ارزیابی داده ها پرداخه و نتایج نهایی مستند شود.
تکنیک S5
تکنیک S5را نیز می توانیم بخشی از روش کایزن بدانیم و شامل 5 مرحله است. مراحل اجرای روش S5 برای بهبود فرایند به شرح زیر هستند :
- مرتب سازی
- صاف کردن
- درخشش
- استاندارد سازی
- پایداری
از تکنیک S5 عمدتا برای ثبات بیشتر در بهبود فرایند استفاده می شود و در استانداردسازی پیشرفت فرایند موثر است.
روش Six Sigma
از دیگر روش های BPI می توانیم به Six Sigma اشاره کنیم. کارکنان سازمان بر اساس این روش طبقه بندی می شوند و مراحل آن شامل اندازه گیری، آنالیز، بهبود و کنترل می باشند.
تکنیک تجزیه و تحلیل آثار و علت ها
تجزیه و تحلیل آثار و علت ها یکی از روش های بهبود فرایند تولید و از زیر مجموعه های Six Sigma محسوب می شود. برای تجزیه و تحلیل آثار و علت ها از یک روش نموداری استفاده می شود تا مشکلاتی که برای اولین بار در سیستم شناسایی شده اند، از میان برداشته شوند.
روش مدیریت کیفیت (TQM)
روش مدیریت کیفیت با هدف جلب رضایت مشتریان و مخاطبان در دراز مدت، اجرا می شود. این روش در پیشرفت مستمر و توانمندسازی سازمان ها نقش پر رنگی دارد و سازمان را برای رسیدن به یک هدف تجاری هدایت می کند.
روش Kanban
روش کانبان، سیستم اطلاع رسانی تولید محسوب می شود و ابزاری برای تجسم گردش کار است. این روش، مدیران و کارکنان سازمان را به صورت یکپارچه به سمت بهینه سازی فرایندهای سازمان هدایت می کند.
مراحل بهبود فرایند چیست؟
برای اجرای BPI سازمانی لازم است با مراحل آن آشنا باشید که در این بخش شرح خواهیم داد :
مرحله اول : درک فرایند
بدون آنکه درک درستی از فرایندها و نحوه عملکرد آنها نداشته باشید، نمی توانید بهبود فرایند را اجرا کنید بنابراین لازم است ابتدا بر فرایندها تسلط داشته باشید و از راهکارهای مختلفی مثل کمک گرفتن از یک تحلیل گر، ترسیم نمودار، صحبت کردن با افرادی که با روند کار آشنایی دارند و … این تسلط را به دست آورید.
مرحله دوم : مدلسازی از فرایند جدید
در قدم بعد از درک فرایند باید از فرایند جدید الگوبرداری کنید. برای این منظور، می بایست یک نمودار را ترسیم کرده و ایده ها و نظرات خود را با سایر کارکنان مطرح نمایید. در این مرحله باید برخی موارد شفاف سازی شوند از جمله آنکه هدف از روند یا فعالیت چیست، بهینه سازی فرایند تا چه اندازه ضروری است، کدام بخش ها نیاز به بهبود فرایند دارند، فعالیت ها چگونه باید رصد شوند و …
مرحله سوم : اجرای فرایند
مرحله سوم بهبود فرایند، زمان اجرای کار است. در این مرحله باید نتایج تحقیقات به مرحله عملی برسند. برای اجرای فرایند لازم است از افرادی که مطمئن هستند، کمک گرفته شود و می توانند در پیشرفت فرایند موثر باشند.
مرحله چهارم : نظارت بر فرایند
مرحله پایانی بهبود فرایند، نظارت بر اجرای آن است. بر اجرای فرایندها و عملکرد آنها باید نظارت شود تا بهینه سازی فرایندهای سازمان با موفقیت انجام گیرد.
سخن پایانی و مزایای بهبود فرایندهای سازمانی
طراحی و بهبود فرایندهای سازمانی باعث مزایای بسیاری برای کسب و کارها می شود از جمله آنکه :
- با طراحی و بهبود فرایندهای سازمانی، تحویل محصولات و خدمات به موقع انجام می شود و می توانید رضایت کاربران را به دست آورید.
- بهبود فرایند سازمانی با مشخص کردن مسئولیت ها به شکلی واضح و روشن باعث افزایش کارایی سازمان ها می شود.
- BPI سازمان باعث نظم در شرکت می شود.
- مدیران سازمان ها با بهبود فرایند تولید و بهبود فرآیند کنترل می توانند بر روی انجام کارهای خود تمرکز داشته باشند.
- اصلاح و بهبود فرآیندها باعث بهره وری آموزش سازمان می شود و نیاز به آموزش های داخلی را کاهش می دهد.
بدون دیدگاه