افزایش روزافزون سازمان‌ها و دریافت پروژه‌های عظیم توسط سازمان‌های بزرگ و کوچک باعث می‌شود که نیاز به حضور نیرویی فعال به عنوان کارشناس یا مدیر پروژه بیشتر شود. مدیر پروژه با دانش و مهارت‌هایی که در این زمینه دارد، وضعیت سازمان و پروژه را بررسی کرده و راهنمایی‌های لازم را ارائه می‌کند. اثر بخشی سازمان به این افراد بستگی دارد، به همین دلیل در بیشتر سازمان‌ها بخشی مجزا به مدیر پروژه اختصاص داده می‌شود. به عبارت دیگر در تعریف PMO چیست، می‌توان گفت که این اصطلاح به بخش مجزا و مخصوص مدیر بازرگانی در شرکت اطلاق می‌شود. در ادامه به توضیح بیشتر و مفصل‌تر این اصطلاح می‌پردازیم.
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
همه ما می‌دانیم که یک سازمان از واحدهای مختلفی تشکیل شده که در هر واحد امور مشخصی انجام می‌شوند. وظایف هر واحد مجزا و مختص به همان واحد است و در نهایت تمام آنها با یک هدف کلی یعنی به سود رسیدن سازمان فعالیت می‌کنند. واحدهای مختلف در سازمان بسته به فعالیت‌هایی که در آن انجام می‌شود، متفاوت است. برای مثال در واحد مالی فعالیت‌هایی مانند حسابداری، حسابرسی، رسیدگی به امور مالی مجموعه و… انجام می‌شود. یکی از واحدهایی که در بعضی از سازمان‌ها وجود دارد، واحد مدیریت و کنترل پروژه یا project management office است که به اختصار PMO هم گفته می‌شود.
در این واحد استانداردهای مدیریت پروژه‌های سازمان تعیین شده و برای انجام هر پروژه و دستیابی به نتیجه نهایی آن که به سود رسیدن مجموعه است، تلاش می‌شود. در واحد PMO، مستندات پروژه، بررسی، ثبت و ضبط می‌شود و معیارها و فاکتورهایی که برای انجام و اجرای پروژه مورد نیاز است بررسی شده و تعیین می‌گردد. وجود این واحد به سازمان‌ها کمک می‌کند که مدیریت هزینه را به شکل موثرتری انجام داده و از طریق پروژه‌ها و… بهره وری را افزایش دهند.
انواع PMO
در پاسخ به سوال PMO چیست گفتیم که واحدهایی که به مدیران پروژه در سازمان‌ها اختصاص داده می‌شوند را PMO می‌نامند که انواع مختلفی دارد. انتخاب دفتری که با نیازهای سازمان هماهنگی داشته باشد یکی از مهم‌ترین مسائل برای موفقیت در پروژه‌ها است. برای انتخاب و ایجاد دفتری مناسب استدانداردهایی وجود دارد اما یک قانون و قاعده یا فرمول یکسان در این زمینه موجود نیست. سازمان‌ها از نظر نحوه فعالیت، نوع مدیریت اصلی، نیازها، اندازه و بلوغ با هم تفاوت دارند، در نتیجه امکان مشخص کردن یک قاعده کلی برای داشتن دفتر پروژه نیست. البته آشنایی با انواع دفتر مدیریت پروژه کمک می‌کند که اجرای یک دفتر در این زمینه به شکل ساده‌تری انجام شود. به طور کل انواع دفتر مدیریت پروژه به سه بخش زیر تقسیم می‌شوند.
حمایت کننده
مدیران پروژه در دفترهای حمایت کننده تلاش می‌کنند که الگوها، راه حل‌های مفید و آموزش‌هایی را در اختیار کادر مجموعه و سایر کارمندان قرار دهند تا تمام اعضای سازمان در جریان پروژه قرار گرفته و فعالیت آنها برای دستیابی به موفقیت هدفمندتر شود. در این شیوه مدیریت پروژه مدیر، به نوعی نقش مشاور کسب و کار را نیز به عهده دارد. سطح و اختیارات مدیر پروژه در این جایگاه چندان زیاد نیست.
کنترلی
در دفاتر مدیریت پروژه کنترلی از ابزارهای مختلفی استفاده می‌شود تا فعالیت‌هایی که در مسیر اجرایی شدن پروژه انجام می‌شود مورد بررسی قرار گیرد. در مدیریت کنترلی ابتدا مواردی مانند اینکه پروژه چیست، ابزارهای موجود برای دستیابی به آن چه مواردی هستند و فرایندها استانداردهای مدیریت پروژه با چه درجه و کیفیتی اجرایی می‌شوند، کنترل می‌گردد.
حاکمیتی
نوع دیگر مدیریت PMO، مدیریت حاکمیتی است. در این شیوه کنترل پروژه‌ها مستقیما توسط مدیر انجام می‌شود. مسئولیت‌ها و وظایف برای دستیابی به پروژه توسط مدیر مشخص می‌شوند و احتمال خطا در مسیر دستیابی به اهداف کمتر می‌شود. در این روش که شامل اقداماتی مانند ارزیابی ریسک و سپردن کار به نیروها بر این اساس، برنامه ریزی و… است، بیشترین کنترل روی پروژه انجام می‌شود. همان‌طور که در پاسخ به PMO چیست، گفته شد، واحد کنترل پروژه به منظور بالا بردن بهره وری شرکت به سازمان اضافه می‌شود که یکی از بهترین روش‌های آن، همین روش حاکمیتی است.
ویژگی‌های یک مدیر موفق PMO چیست؟
هر واحد PMO شامل گروه افراد مختلفی است که همگی در زمینه اجرای پروژه فعالیت می‌کنند. در راس همه این افراد، مدیر پروژه قرار دارد. مدیر پروژه معمولا فردی است که در آزمون رسمی PMP شرکت کرده و مدرک آن را در اختیار دارد.
جهت آشنایی بیشتر با PMP می‌توانید مطلب مربوطه را مطالعه کنید یا از طریق ارتباط با کارشناسان ما از این موضوع که PMP چیست، اطلاعات کسب کنید. با این حال داشتن یک مدرک بین‌المللی تنها ویژگی یک مدیر موفق نیست. مدیران کنترل پروژه باید از ویژگی‌هایی برخوردار باشند که عبارتند از:
- برخورداری از مهارت‌های قدرتمند ارتباط فردی جهت مدیریت هر چه بهتر پروژه‌های مختلف
- توانایی مدیریت اعضای پروژه را داشته باشد.
- به همکاران در تیم پروژه کمک می‌کند تا یک گزارش کامل برای سازمان ارائه دهند.
- مسئول ارزش کیفی و ماده محصولات نهایی سازمان است.
- و….
مزایای راه اندازی PMO
راه‌اندازی PMO، مزایای زیادی برای سازمان دارد که موفقیت در پروژه‌هایی که سازمان برای کسب درآمد می‌پذیرد و قراردادهایی که در جهت اجرای آن پروژه‌ها با مشتریان می‌بندد تنها یکی از آنهاست. از جمله مزایای راه‌اندازی یک واحد مخصوص مدیریت پروژه در سازمان‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- با راه‌اندازی یک دفتر مدیریت پروژه،بخشی در سازمان خواهید داشت که به منابع، نمونه کارهای موفق و استراتژی‌های سازمان به خوبی توجه کرده و تمام این موارد را تحت نظارت خود قرار می‌دهد.
- یک مدیر کیفی پروژه متدولوژی پروژه‌ها را یکپارچه کرده و شانس موفقیت در همه پروژه‌ها را به یک اندازه ایجاد می‌کند.
- یک مدیر پروژه ماهر استفاده از نرم‌افزارهای کنترل پروژه را در سازمان، استانداردسازی می‌کند.
- مدیریت و توسعه محصول از طریق انجام اقداماتی مانند مهندسی مجدد فرایند کسب و کار و تولید یکی دیگر از مزایای داشتن واحدی به نام مدیریت پروژه در سازمان است.
- یک مدیر خوب با تسلط به هوش تجاری و ابزارهایی مانند گانت چارت، احتمال ریسک و خطا در مسیر انجام پروژه را به حداقل می‌رساند.
پیاده‌سازی PMO
شاید این موضوع برای شما هم ایجاد سوال کرده باشد که چگونه می‌توان یک واحد مدیریت پروژه را در سازمان اجرا و پیاده‌سازی کرد. در پاسخ باید گفت که جهت اجرای یک واحد مدیریت پروژه حرفه‌ای در مجموعه باید چند گام را طی کرد که عبارتند از:
شناسایی حامیان مالی
اضافه کردن یک واحد جدید سازمان هزینه‌های زیادی در بر دارد که برای تامین آنها می‌توان از حامی مالی استفاده کرد. حامیان مالی گاهی یزمایه‌گذاران اصلی شرکت هستند و گاهی افرادی هستند که قصد ورود به تیم مدیریت پروژه را دارند.
ارزیابی تیم پروژه
پس از انتخاب حامی مالی باید سایر اعضای تیم را مشخص کرد و بعد از تعیین اعضایی که در پروژه فعالیت دارند، نوبت به ارزیابی آنها می‌رسد. این کار را می‌توان به شکل‌های مختلفی انجام داد که یکی از آنها بررسی سابقه و رزومه کاری هر کدام از اعضای تیم است.
آماده‌سازی پروپوزال
در مرحله سوم باید پروپوزال پروژه را آماده کرد. پروپوزال در پروژه نیز تفاوت چندانی با مفهوم شناخته شده آن ندارد و مانند اماده‌سازی پروپوزال دانشگاهی به منظور تعیین خط مشی‌ها و اهداف پروژه برای کارفرما، آماده می‌شود. دقت کنید که در پروپوزال باید به موارد زیر توجه داشته باشید:
- تعیین هدف پروژه
- ایجاد یک پرونده تجاری
- تعیین استراتژی و کشیدن یک نقشه راه اصولی برای مدیریت پروژه
- در نظر گفتن ابزارها و منابع موجود و منابع مورد نیاز برای اجرایی کردن پروژه
- دریافت سیستم‌های اطلاعاتی برای آشنایی با مور بیشتر
- مشخص کردن الگوها و ابزارها
- تعیین بودجه
دریافت تاییدیه حامی
پروپوزال اصولاً به افرادی ارائه می‌شود که مسیر دستیابی به یک هدف را میسر می‌کنند. برای مثال مدیران اصلی سازمان افرادی هستند که باید اجازه شروع یک پروژه در سازمان خود را صادر کنند در نتیجه یک نسخه از پروپوزال مدیر پروژه برای مدیر اصلی ارسال می‌شود.
به علاوه حامی مالی فردی است که نیازهای مالی پروژه را تامین کرده و از این نظر پروژه و افراد ذی‌نفع آن حمایت می‌کند، در نتیجه جز افرادی است که باید پروپوزال پروژه را دریافت کرده و آن را تایید کند تا بعد از تایید هزینه‌های لازم برای اجرایی شدن پروژه را به تیم تقدیم کند.
سخن پایانی
حال می‌دانید که PMO چیست و حضور آن در سازمان‌ها چه ضرورتی دارد. با داشتن یک دفتر یا واحد مخصوص به پروژه در سازمان می‌توانید پروژه‌های بیشتری را دریافت و رسیدگی کنید و از این طریق شانس موفقیت سازمان را چندین برابر کنید. کارایی و اثر بخشی که دو موضوع مهم در سازمان‌ها هستند در مدیریت اصولی پروژه‌ها مورد توجه قرار می‌گیرند. آیا شما هم تجربه‌ای در مورد اهمیت و کارایی واحد مدیریت پروژه دارید؟
بدون دیدگاه